e-arşiv Fatura Nedir?

İsmi sizi yanıltmasın, arşiv bildiğimiz manasında kullanılmamıştır. İsminin nereden geldiğini yazının sonunda paylaşacağım ama genel hatlarıyla “ e-arşiv fatura nedir?”. “hangi durumlarda kullanılır?”, “kimler kullanır?”, “sistem nasıl çalışır?” gibi soruların cevaplarını verelim.

e-arşiv Fatura Nedir?

En kısa tanımı e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize kestiğiniz elektronik fatura türüdür. Tabi ki sizin e-fatura mükellefi olduğunuzu varsayıyoruz.

Burada e-fatura ve elektronik fatura gibi iki kavram kafanızı karıştırmasın. Esasında e-fatura da e-arşiv Fatura da birer elektronik faturadır. Elektronik ortamda gönderilir ve alınırlar. İki fatura türünü birbirinden ayıran özellik çalışma şekilleri ve kime hangi fatura türü kesileceği ile ilgilidir.

Hali hazırda e-fatura mükellefleri kendi aralarında e-fatura gönderip almaktalar fakat siz e-fatura mükellefisiniz ama karşı taraf (müşteriniz) e-fatura mükellefi değil. Bu durumda kağıt fatura mı kesmelisiniz? Kesinlikle hayır. Mevzuat gereği sizin e-fatura mükellefi olduğunuz andan itibaren e-fatura mükellefi olmayan firmalara veya şahıslara e-arşiv faturası kesmeniz gerekmektedir.

e-arşiv fatura sistemi kapalı bir sistemdir. e-fatura sistemindeki gibi her fatura Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmez. e-arşiv faturalar özel entegretör firmalara gönderilir ve bu firmalar sizin için e-arşiv faturalarınızı saklarlar. İlgili ay tamamlandığında, izleyen ayın 15. gününde tüm e-arşiv faturalarınızın özet raporu GİB’e gönderilir. Örneğin Aralık 2017 dönemi kapandığında 15 Ocak 2018 (son gün) tarihinde Aralık ayına ait tüm e-arşiv faturalarınızın özet raporu GİB’e gönderilir.

e-arşiv fatura sisteminde iptal süreci de bulunmaktadır fakat her şeyde olduğu gibi iptal süreci de bir kurala tabidir. Dönem kapandıktan sonra fatura iptali yapamazsınız. Belirtmekte fayda var, bir e-arşiv faturayı iptal ettiğinizde o fatura silinmez. İptal edildiği bilgisiyle yine GİB’e raporlanır.

e-arşiv faturanın diğer bir farkı ise, fatura görüntüsü üzerinde saat bilgisinin ve firma yetkilisinin imzasının (ıslak imza değil) bulunması gerekmektedir. Tabi ki kendi firma logonuzu da ekleyebilirsiniz. Ayrıca e-arşiv faturalar müşteri mail adresine gönderilebildiği için çıktı alınmasına gerek yoktur. Böylelikle çok ciddi oranda kâğıt tasarrufu yapılmış olur.

GİB TC Kimlik numarasını paylaşmak istemeyen müşterileriniz için alıcı TCKN alanına 11 adet bir yazılmasına izin veriyor. e-ticaret yapan firmaların e-arşiv faturalarında doldurması gereken bazı zorunlu alanlar da mevcut. Örneğin kargo (taşıyıcı) bilgileri, ödeme yöntemi gibi.

Peki kime e-fatura kime e-arşiv fatura keseceğimi nasıl anlayacağım derseniz, GİB sürekli güncellenen e-fatura kullanıcı listesi (mükellef listesi) yayınlamaktadır. Bu listeden fatura keseceğiniz müşterinizin vergi kimlik numarasını veya TC kimlik numarasını kontrol edebilirsiniz. Eğer listede var ise e-fatura, yok ise e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

Unutmadan e-arşiv ismi faturaların dijital imzalanma sürecinde kullanılan bir yöntemin (archive/zades) isminden esinlenilerek koyulmuştur.

 

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir